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Técnicas de organização para manter a produtividade

Produtividade é a palavra da vez e a organização é amiga número 1 da produtividade.  E, por falar no assunto, você já deve ter passado por dias em que nitidamente se sentiu sem tempo para cumprir com todas as suas atividades.

Você com certeza não é a única pessoa que passa por problemas de produtividade ou falta de organização atualmente.

É fato: ser uma pessoa produtiva na vida profissional não é uma tarefa das mais simples e fáceis. Para quem é autônomo ou gestor de vendas, isso é ainda mais complicado, pois exige um grande esforço para que as coisas não saiam dos trilhos.

Sabe por quê? São dezenas de distrações impactando os compromissos do cotidiano. Fazendo com que, ao final do dia, exista sempre aquela sensação incômoda de que daria para ter sido diferente e ter feito um pouco mais em relação ao esperado.

Produtividade. O que é?

Falando de uma maneira bem direta e objetiva, produtividade significa atingir bons resultados usando uma quantidade mínima de recursos. Trata-se de um conceito que se assemelha bastante ao da palavra “eficiência”, que é definida como atingir um objetivo ou resultado, usando uma quantidade mínima de esforço, recursos e tempo.

Em suma, estamos falando basicamente de: fazer mais, com menos esforço e gastando menos tempo. Existem muitas pessoas que não encaram a produtividade dessa forma. Na verdade, alguns acreditam que ser produtivo é simplesmente produzir muito, sem nem mesmo levar em consideração a relevância das atividades que são desempenhadas.

 


Já outras pessoas acreditam que ser produtivo é ter uma ampla visão sobre gestão de tempo para realizar mais em menos tempo. Obviamente, ainda existem aqueles que acham que a produtividade está relacionada com a capacidade de entregar tarefas que têm resultados impactantes, como aumento dos lucros, por exemplo.

Entretanto, não se engane: uma pessoa produtiva é na verdade aquela que sabe qual objetivo pretende atingir e quais são os melhores caminhos para chegar até ele. Tudo  maneira que seja possível planejar as atividades seguindo as prioridades que foram definidas para a execução.

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Mesmo assim, vale salientar que a sua maneira de enxergar a produtividade é indiferente. Desde que você tenha em mente que ter uma rotina agitada e uma agenda lotada apenas para mostrar aos outros não é e nunca será uma atitude positiva para você e o seu negócio.

Ter esse tipo de pensamento só vai contribuir para que o seu tempo seja desperdiçado e a sua qualidade de vida seja diminuída. O ideal, diante disso tudo, é que o seu conceito de produtividade gire em torno de ter a sensação de dever cumprido ao final de um dia de trabalho.

Melhores técnicas para produtividade

Depois de entender o quanto a produtividade é importante para o seu trabalho, talvez você esteja se perguntando o que é possível fazer para alcançar uma maior produtividade para a realização de suas tarefas.

Por isso, separamos algumas técnicas de organização para uma vida autônoma mais produtiva. Confira:

Hierarquia

Nada melhor do que começar organizando suas tarefas de acordo com a prioridade que possuem. Criar uma hierarquia é organizar sua rotina, agenda e cronograma de trabalho, dando maior importância para as atividades que possuem mais urgência.

Para facilitar, divida da seguinte forma:

Urgentes – são aquelas que têm prioridade total;

Importantes – são as que possuem prioridade média;

Necessárias – são aquelas que você precisa cumprir no dia a dia, mas não são vitais;

Adiáveis – são as que precisam ser feitas, mas não possuem um prazo estabelecido e, por isso, não comprometem os resultados.

 

Veja também: Como garantir produtividade no time de vendas

 

Defina horários e respeite-os

É natural que profissionais autônomos se empolguem com o que estão desempenhando e acabem esquecendo da hora de fazer as refeições e descansar.

Isso faz com que, obviamente, o horário de trabalho se estenda muito além do planejado e acabe prejudicando a qualidade de vida do profissional.

Por isso, estabeleça uma rotina diária de trabalho a ser realizada e cumpra o que foi definido. Assim, evitará que a sua vida fique desorganizada e, obviamente, o seu trabalho também.

Faça um planejamento

Acredite, fazer um planejamento faz com que a aleatoriedade do seu trabalho seja eliminada. Evite perseguir o aumento da produtividade para alcançar resultados maiores de forma desorganizada e estipule metas diárias, semanais e até mesmo mensais.

Se o seu planejamento diário não bater com as atividades semanais, realize ajustes nos seus compromissos profissionais ou na sua rotina pessoal. O ideal é encontrar um equilíbrio para que você realmente seja produtivo no seu trabalho autônomo.

Entenda como você é produtivo ao longo do dia

Para ser mais produtivo, você precisa conhecer muito bem o seu perfil profissional e de trabalho. É necessário analisar os períodos do dia em que a sua capacidade de execução flui com mais facilidade, pois não é todo mundo que consegue se adequar ao horário tradicional de trabalho.

Por isso, procure entender o que faz mais sentido e se encaixa mais com você. Defina o melhor horário para trabalhar e, com base nisso, tente exercer suas funções sem ser interrompido ao longo desses períodos.

Verifique seus avanços

Observe o que foi planejado e verifique se conseguiu cumprir tudo aquilo que definiu e em quanto tempo as tarefas foram realizadas. É importante que você avalie seu trabalho para perceber eventuais falhas e o que está sendo desempenhado com maior assertividade.

Assim, será possível elaborar um novo planejamento que tenha capacidade de evitar as falhas cometidas ou então melhorar o planejamento já existente para fazer com que os resultados obtidos sejam ainda mais expressivos.

 

Conclusão

Depois de ler esse conteúdo fica fácil entender com trazer para a realidade a produtividade no dia a dia. Hoje com os smartphones e toda a tecnologia disponível, se organizar fica simples.

Um bom início para organizar vendas, a agenda de visitas, os produtos e o acompanhamento dos resultados é contar com uma ferramenta de gestão.

Essa ferramenta precisa ser simples e flexível para que você possa adaptá-la à sua realidade. Que tal conhecer o XBusiness?

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